Корпоративный портал 

 

Корпоративный Портал - это эффективное средство для оптимизации информационных потоков и знаний в компании.

Задачи, решаемые внедрением Корпоративного Портала:

  • автоматизация документооборота в компании
  • создание единого информационного пространства организации, включая самые отдаленные подразделения
  • стандартизация процессов документооборота
  • единый доступ к многочисленным корпоративным приложениям
  • создание целостной IT-инфраструктуры
  • наличие всех современных методик управления - процессное управление, управление знаниями, управление качеством
  • повышение уровня коммуникаций и совместной работы между сотрудниками и как следствие - увеличение уровня производительности кадров
  • управление персоналом

 

 

Основные функции Корпоративного Портала:

Обеспечение эффективной работы с документами.

Основная задача Портала - централизованное хранение и обработка необходимой для бизнеса информации.Являясь информационным ядром, Портал позволяет создать эффективный документооборот в современной развивающейся компании и обеспечить надежную и слаженную работу с информацией. Являясь центральной системой управления документами, Корпоративный Портал выполняет следующие функции:

  • Оптимизация хранения, разграничение прав доступа к документам и определение правил их обработки
  • Автоматическое управление цепочками создания и согласования всех документов, содержащихся в Портале, позволяющее оптимизировать работу всех сотрудников и руководителей, работающих над документом.
  • Отслеживание руководителем всего процесса работы над документами и возможность оперативного вмешательства при необходимости.
  • Параллельное выполнение различных операций над документами, приводящее к сокращению времени движения документов и повышению оперативности их исполнения
  • Непрерывное движение документа
  • Эффективно организованная система поиска документа
  • Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота
  • Наличие разнообразных, создаваемых, шаблонов договоров, заявок, приказов и многого другого
  • Исключение возможности дублирования документов

Повышение взаимодействия сотрудников и предоставление общего рабочего места.

По сути, Корпоративный Портал представляет собой внутренний корпоративный сайт, позволяющий:

  • управлять документооборотом,
  • оптимизировать бизнес процессы
  • обеспечивать обмен информацией между сотрудниками
  • проводить кадровый менеджмент
  • создать единый корпоративный справочник ресурсов

Корпоративный Портал позволяет объединить многочисленные корпоративные приложения, что позволит создать единую, целостную IT-инфраструктуру

Также Портал является местом коммуникации сотрудников и выступает информационным порталом, на котором помещают новости, приказы, отчеты, поздравления и прочую информацию, для корпоративного доступа. Также у каждого сотрудника есть своя личная страница, на которой размещены персональные данные - личные сведения, почта, календари, задачи и прочее.

Организация базы знаний

Портал позволяет накапливать, хранить и предоставлять знания, а также управлять ими.

Для общения и предоставления знаний, в Портале можно создавать форумы, на которых сотрудники могут получать, а также делиться знаниями, независимо от того, как далеко друг от друга они находятся. Все обсуждения и объяснения, расположенные на форумах сохраняются, и, при необходимости, другие сотрудники могут также воспользоваться этой информацией. Также форумы позволяют проводить обсуждения той или иной возникшей проблемы для выбора наиболее правильного решения, ведь «В споре рождается истина!»

Также Корпоративный портал обладает уникальным хранилищем данных - базой знаний, в которую заносятся все ценные знания и решения, которые были созданы сотрудниками компании, что позволяет новому сотруднику быстро найти ответ на свой вопрос, не отрывая от работы других сотрудников, и в тоже время, компании, не потерять ценных знаний, при уходе сотрудника.

При необходимости, в портале можно организовать центр аттестации, который позволит руководству быть в курсе, на каком уровне находятся сотрудники, и позволит эффективно проводить управление кадрами, имея полный реестр сотрудников со всеми их достижениями, неудачами, навыками, аттестациями и многим другим.

Структура Корпоративного портала

В основе Корпоративного Портала лежит одна из наилучших на сегодня платформ для совместной работы и управления документами - Microsoft SharePoint Server. Являясь единой интегрированной платформой, Microsoft SharePoint тесно взаимодействует со всеми продуктами Microsoft Office, позволяя работать с документами в уже привычных Microsoft Word и Excel, а также позволяет проводить интеграцию с различными бизнес-приложениями (Например, 1С)

Фактически, Корпоративный Портал - одна из лучших организационных систем, обеспечивающих процесс создания управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающих контроль над потоками информации в организации.

Внедрение

Процесс внедрения Корпоративного Портала состоит из следующих основных этапов:

  1. Изучение организационной структуры предприятия. Получение основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.
  2. Составление номенклатуры документов, создание справочников и классификаторов, составление инструкций.
  3. Доработка системы на основе полученной информации
  4. Установка и настройка системы
  5. Опытная эксплуатация.
  6. Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
  7. Проведение обучения персонала.